La organización de congresos y su protocolo

Uno de los retos mas estimulantes y brillantes que puede encontrar el estudioso de la ciencia del protocolo y las relaciones institucionales es el de la organización de congresos dada la diversidad de aspectos que abarca esta disciplina y la enorme cantidad de situaciones y de medios materiales y humanos que hay que controlar adecuadamente ante un evento de estas características. El éxito de la organización de un congreso reside en que nadie perciba la preparación y el trabajo que hay detrás, en que todo transcurra de una manera fluida y natural. Si así sucede será la mejor prueba de que lo hemos hecho de una manera eficaz. En este sentido, el libro que tiene en sus manos es una guía práctica y de fácil consulta para poder organizar congresos de todos los estilos, un trabajo que nace con vocación de llenar el vacío que existía en esta disciplina, la cual carecía de un manual de estas características. La pretensión es, pues, que esta obra sea de la máxima utilidad tanto al estudiante de esta disciplina en las escuelas de protocolo, como a cualquier interesado en la materia INTRODUCCI??N CAP??TULO 1 Los diez primeros pasos La unidad de organización básica Lema y tema principal del congreso - El Operador Profesional de Congresos (OPC) Fecha del congreso Lugar el congreso Los ponentes Nombre, logotipo y el papel de la correspondencia Plan de Promoción Inicial y Plan de Patrocinio Inicial - Plan de Promoción Inicial - Plan de Patrocinio Inicial Plan para la exhibición comercial Horario - La duración del congreso - Un horario ??tipo?? de congreso - Gestión de las comunicaciones. Primer envío de información Calendarios CAP??TULO 2 La planificación del congreso Presentación de la candidatura Elección del lugar para la celebración del congreso - Inspección del lugar El trabajo de la organización internacional Las relaciones entre la organización Internacional y el comité local de organización El Comité organizador local - Tareas y responsabilidades de los miembros del comité organizador local - El funcionamiento del comité organizador local El comité de honor El comité científico Definición del congreso Objetivos Participantes La imagen del congreso - Diseño del logotipo del congreso - Encabezamiento de las cartas - Tarjetas - El folleto preliminar - Segundo anuncio para recibir solicitudes - El programa final Patrocinio y recursos económicos CAP??TULO 3 Los Operadores Profesionales de Congresos (OPC) Requisitos del OPC La oficina del OPC Adjudicación y contrato CAP??TULO 4 La financiación del congreso: el presupuesto Responsabilidad financiera - Relaciones financieras con la organización internacional Los tres pasos en el presupuesto Los peligros del presupuesto - Los peligros del presupuesto promocional - Los peligros de presupuestar a los ponentes invitados - Presupuesto del centro de convenciones Las fuentes de los ingresos del presupuesto Gastos del presupuesto - Gastos de organización - Impresión - Salas y acuerdos técnicos - Eventos sociales - Eventos culturales - Mano de obra ??in situ?? - Transporte - Tarifa de gestión para el OPC - Presupuesto del ponente invitado - Miscelánea La exhibición comercial - Selección de un Organizador Profesional de Exhibiciones - Responsabilidades del OPE - Localización de la exhibición - Política de precios - El contrato con el OPE - Promoción de la exhibición CAP??TULO 5 Las secretarías Secretaría científica Secretaría técnica Secretaría turística Oficina de prensa Secretaría de exposición CAP??TULO 6 Precongreso Promoción - Presupuesto promocional - Promoción por correspondencia directa. Medios electrónicos y uso de listas Gestión y proceso de inscripciones - El boletín de inscripción - Tarifa de inscripción Reserva y contratación de los servicios - Presentación del congreso - Proyecciones - Sistemas de comunicación - Interpretación simultánea - Técnicos generales - Azafatas Documentación de los congresistas y los ponentes CAP??TULO 7 El congreso. Días previos y celebración El secretariado del congreso y la mano de obra ??in situ?? Servicios en el lugar del congreso Comprobaciones. Inspección de salas, servicios y espacio, mobiliario, equipamiento técnico y comunicaciones Ensayo general Registro de congresistas y entrega de la documentación - Registro ??in situ?? - Procesar los registros en la oficina del OPC - Lista de participantes Inauguración del congreso ??Coffee breaks??, almuerzos de trabajo y aperitivos Eventos sociales - Los eventos más destacados Clausura - Cena o banquete de gala CAP??TULO 8 Post congreso Tours post congreso Retirada de equipos Trascripción de ponencias Evaluación del comité organizador Conclusiones / Recomendaciones CAP??TULO 9 El protocolo en los congresos Organización - Organización del protocolo - Atenciones especiales - El puesto de honor - La presidencia - El anfitrión - Recepción de invitados - Invitación a una autoridad para que inaugure un congreso - Escenario para un congreso El departamento de protocolo - El equipo de protocolo en un congreso - El organigrama habitual Orden de precedencias de las comunidades autónomas Tratamientos - Tratamientos habituales en España Documentación - Documentación oficial - Documentación administrativa - Documentación de protocolo Libro de honor y regalos - El libro de honor - Los regalos Banderas - Colocación y ordenación de banderas - Banderas no institucionales (congresos, universidades, empresas...) CAP??TULO 10 El banquete Local Menú - Minuta - Servicio personal de mesa - Tipos de mesa Tipos de comedor Ornamentación - La decoración de la mesa Orientación de los asistentes al banquete - La protocolización de los invitados - Sistemas de indicación del protocolo Discursos - Discursos finales en comidas y banquetes CAP??TULO 11 Seguridad Fases del dispositivo de seguridad. ANEXOS BIBLIOGRAF??A