Manual práctico para la organización de eventos

El mundo de la organización de actos ha evolucionado muchísimo en los últimos años, hasta el punto de que las clásicas reglas de protocolo, los conocimientos básicos para llevar a cabo un evento y las normas y tradiciones que se aplicaban hasta hoy ya no son suficientes para culminar con éxito cualquier tipo de celebración. Por ello, este Manual pretende aportar nuevas propuestas y actualizar técnicas y teorías obsoletas para meterse de lleno por los derroteros de la comunicación, el diseño, las nuevas tecnologías, la producción, la ??arquitectura?? de los escenarios o la escenografía, las cuales marcan pautas imprescindibles para conseguir los objetivos que en estos tiempos buscan las instituciones, ya sean públicas o privadas, cuando organizan sus actos. Este documento de carácter vivo es, casi con toda seguridad, el más vanguardista de cuantos han salido al mercado en materia de protocolo, aunque lógicamente ??y lejos de pretender sentar cátedra?? está llamado al debate y al contraste de opiniones. Lo que sí resulta una realidad indiscutible es que el autor se propone conceptualizar lo que en la actualidad es ??protocolo??, tratando de hacer ver a determinadas personas y grupos sociales que este término no tiene nada de peyorativo, demostrando que el profesional de esta disciplina es, en los tiempos que corren, el auténtico organizador de actos. Por las novedades que aporta y las sorprendentes visiones que descubre, el autor ha conseguido culminar un trabajo que los expertos que lo han leído antes de ser impreso coinciden en que contiene ??lo que de verdad es actualmente el nuevo protocolo??. Es importante advertir al lector, además, que está concebido como la segunda parte del libro ??Técnicas de organización de actos?? que el autor publicó en octubre de 2004, por lo que, además de incluir numerosas novedades conceptuales, es la continuación de la mencionada obra que, dicho sea de paso, tuvo un impresionante éxito editorial. NOTA PREVIA DEL AUTOR INTRODUCCI??N El protocolo de futuro: la comunicación y la estrategia. La era de la ??organización global?? El protocolo La organización Director, guionista, productor y realizador. Los regidores Los actos, hoy Primera parte: La gestión de los actos CAP??TULO 1 La planificación de un acto: del caos al orden El acto y/o el evento La ??teoría del caos?? El ??puzzle?? - El acto y su contenido - La imagen corporativa - Los medios de comunicación - Los invitados y la taquilla - Los proveedores y su gestión - El equipo organizador La teoría del orden o de la protocolización CAP??TULO 2 La ??arquitectura?? de los escenarios La importancia de la ambientación Los espacios y su ambientación - Espacios fijos - Espacios polivalentes - Espacios efímeros - Las ambientaciones La comprensión visual Las exigencias de la comunicación La decoración integral La arquitectura efímera CAP??TULO 3 El contenido de los actos y las funciones de los organizadores La clasificación de los actos - Actos de Estado - Actos institucionales - Actos comerciales - Actos culturales - Actos religiosos - Actos académicos - Actos deportivos - Actos sociales - Actos familiares El contenido de los actos Esquema básico de los actos El contenido de los actos Esquema básico de los actos - Los recibimientos - Ordenación de invitados - Las bienvenidas y explicaciones - La ejecución del hecho - Los discursos - El agasajo y la despedida CAP??TULO 4 Las nuevas tecnologías aplicadas a los actos El profesional ejecutivo Las aplicaciones del ordenador - Bases de datos e invitaciones - Agenda centralizada - Organizador de actos - El almacén - La gestión interna - Consulta Internet, Intranet y acreditaciones Otras tecnologías CAP??TULO 5 La gestión de los presupuestos de un acto Los riesgos del gasto Objetivos del presupuesto - El presupuesto de la oficina de protocolo - El presupuesto de un acto - Gestión de los presupuestos Segunda parte: La organización de los actos más habituales CAP??TULO 6 Los recibimientos Consideraciones generales Recibimientos en el aeropuerto - Las visitas de Estado - Casos especiales - Los vehículos - La puerta del avión - El público - Los medios de comunicación - Los ornatos - La despedida Recibimientos en las estaciones Viaje en coche Las autoridades que reciben Recibimientos para actos CAP??TULO 7 Las inauguraciones Consideraciones generales Esquema de la organización La recepción Descubrimiento de placa El acto institucional La bendición religiosa Las explicaciones técnicas Carreteras y calles El regalo Firma en el libro de honor El corte de cinta El caso Dupont CAP??TULO 8 La primera piedra Consideraciones generales Esquema de la organización Simbolismo histórico Resumen general Modelo de invitación Modelo de placa para la primera piedra Modelo de acta Las visitas oficiales a las obras - Visita de la autoridad que promueve la obra - Visita por una autoridad ajena a la obra - La seguridad y la indumentaria CAP??TULO 9 Las conferencias Consideraciones generales Las invitaciones La presidencia y el orden de las intervenciones Las características técnicas Estructura general del acto CAP??TULO 10 Conmemoraciones y efemérides Consideraciones generales CAP??TULO 11 Las presentaciones Consideraciones generales Esquema del acto - Presentación de un producto - Presentación de una publicación - Presentación de un nuevo edificio o servicio institucional CAP??TULO 12 Las visitas oficiales de autoridades y personalidades Consideraciones generales Las visitas específicas - La invitación - El programa - El saludo - Placa conmemorativa - Reunión - El regalo y el libro de honor - Comida Visitas oficiales a una institución Visitas de trabajo CAP??TULO 13 Entrega de premios Consideraciones generales Premios de carácter social Premios de carácter institucional Entrega de títulos oficiales o condecoraciones Los Premios Príncipe de Asturias Los Premios Nobel CAP??TULO 14 Las recepciones y audiencias Consideraciones generales La invitación Recepciones no oficiales Las audiencias CAP??TULO 15 Firmas de convenios y tratados Consideraciones generales El contenido del acto El convenio simple Los convenios múltiples Otros aspectos Caso real: la firma de la Constitución Europea CAP??TULO 16 Los actos luctuosos Consideraciones generales Ceremonias de despedida - Comunicación oficial - La esquela oficial - La esquela de la empresa - Homenaje / velatorio - Condecoración póstuma - El funeral - Entierro - Ceremonia para varios fallecidos Funerales de estado El funeral civil La declaración de luto - El crespón negro - El luto en las entidades privadas Homenajes póstumos Caso real: funeral de Estado por los atentados del 11 M CAP??TULO 17 Las bodas Consideraciones generales La pedida Las invitaciones La indumentaria Las comitivas o cortejos El protocolo de los asientos Los anillos La ceremonia del enlace El banquete nupcial - Entrada al comedor, brindis y baile CAP??TULO 18 La organización de cumbres Consideraciones generales La convocatoria El equipo organizador La elección de la sede - Características esenciales de la sede principal - Los alojamientos - Los aeropuertos o puntos de llegada - Itinerarios y desplazamientos - El protocolo de asientos - Los intérpretes - Llegadas a la sede principal - El protocolo de la sesión - Las credenciales - Los actos paralelos - Las reuniones previas - El Libro de Protocolo - Los enlaces - La otra seguridad - La fotografía oficial Esquema general de una cumbre Las cumbres europeas Especificaciones técnicas relativas a la organización de un consejo europeo CAP??TULO 19 Los homenajes Consideraciones generales Los homenajes personales - El programa - La invitación/invitaciones - El decorado - El recibimiento - El protocolo de la presidencia - Firma en el libro de honor - La escultura - El almuerzo popular - Los invitados del homenajeado CAP??TULO FINAL La organización de eventos deportivos Consideraciones generales - El área de protocolo - Las ceremonias - La gestión de los palcos - La gestión de los himnos y banderas BIBLIOGRAF??A